Các nhà quản lý trong đội ngũ sáng tạo chia sẻ những bí quyết để dẫn dắt đội ngũ làm việc từ xa.

“Thời đại bất bình thường này cần có nhận thức cao hơn cũng như nhiều sự chu toàn bên cạnh những kì vọng,” Deepa Subramanian, giám đốc sản phẩm và kĩ thuật số làm việc cho ACLU, nhấn mạnh.

Deepa đang giám sát và quản lý một nhóm đội ngũ gồm 60 con người khi họ phải chuyển từ làm việc tại văn phòng sang hình thức hoạt động từ xa trong nhiều tuần vừa qua. Việc truyền tải kì vọng đã trở thành yếu tố chủ đạo cho thành công của đội. Không còn kết nối thông qua không gian thực tế mà thay vào đó là hội họp và kết nối thông qua tin nhắn, cô đã cho thấy được cách để tư duy nghiêm túc hơn về việc quản lý đội làm việc của mình từ xa khi ranh giới giữa ngôi nhà và nơi làm việc dần mờ đi. Cô cũng không phải là người duy nhất làm điều này. Khi các nhà quản lý định hướng trong cách thức quản lý đội ngũ làm việc khi ở nhà, Deepa và những đồng nghiệp quản lý đã chia sẻ những cách thức mới tốt nhất cũng như những gì họ đang làm để mọi thứ được rõ ràng và hỗ trợ tối đa khi làm việc từ xa.

Hỗ trợ tính linh hoạt của cả đội

Với 8 năm kinh nghiệm làm việc từ xa, giám đốc điều hành của Squared Away, Michelle Penczak, đã quản lý một đội gồm 100 con người trên phạm vi toàn cầu, từ Nhật Bản đến Đức và Hoa Kỳ. Đội ngũ làm việc của cô đều check in hằng ngày và hoạt động trên Slack trong suốt giờ làm việc, tuy nhiên điều đó không có nghĩa là cả đội lúc nào cũng có mặt.

Với sự hỗ trợ của Michelle, mọi người có thể dành thời gian cho những chuyện cá nhân và chăm sóc tụi nhỏ khi cần. “Đa số nhân viên của chúng tôi đều là dân theo chủ nghĩa hoàn hảo. Phải giải quyết công việc khi có tụi nhỏ ở nhà có thể làm bản thân trở nên kiệt quệ. Việc nhắc nhở họ rằng gia đình là trên hết dù bất kì điều gì xảy ra đã cho họ sự tự tin để xử lý hai thứ cùng lúc mà không phải quá lo lắng về mặt công việc.”

Thậm chí với những yêu cầu công việc ngày càng gia tăng, Michelle khuyến khích cả đội cần có sự kiên nhẫn với chính mình khi phải cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc. Việc biết rằng họ sẽ có thời gian chăm sóc đời sống cá nhân khiến họ đi làm đều đặn hơn.

Hãy là một tấm gương trong việc giúp cả đội xác lập giới hạn

Thậm chí khi làm việc tại nhà, kết nối về phương diện kĩ thuật số có thể khiến chúng ta tin rằng mình cần phải luôn có mặt. Deepa Subramanian, giám đốc sản phẩm và kĩ thuật số cho ACLU, đã ưu tiên việc hỗ trợ đội làm việc gồm 60 người trong việc thiết lập phân chia rạch ròi giữa thời gian làm và nghỉ. Về thực tế, cách làm việc của cô bao gồm:

• Yêu cầu cả đội đánh dấu lịch làm việc cá nhân theo lượng thời gian làm và nghỉ.
• Yêu cầu các thành viên trong đội chia sẻ thời gian mà họ không làm việc trong lịch làm của cả đội và kênh Slack.
• Khuyến khích các thành viên trân trọng sự hiện diện của người khác khi gửi thư mời họp.
• Chia sẻ rõ ràng với các thành viên sẽ ra sao nếu họ không thể tham dự cuộc họp trong thư mời (ví dụ như người tổ chức sẽ gửi lại bản ghi chú hoặc theo dõi cuộc họp cho từng người).

Deepa lưu ý rằng việc hỗ trợ cả đội thiết lập giới hạn có nghĩa là từng người phải tuân theo chỉ đạo mà cô đưa ra và yêu cầu các quản lý làm tương tự. “Nếu các thành viên của đội nghe rằng, ‘Hãy cứ từ từ mà làm,’ nhưng sau đó lại không thấy mọi người làm theo thì làm thế nào mà họ có thể thật sự tin rằng đó là một chỉ thị thực sự? Các nhà lãnh đạo cần phải áp dụng các phương pháp hoạt động lành mạnh để tạo dựng niềm tin cho cả đội và sau đó là thúc đẩy họ.“

Những phương thức mà Deepa đã sử dụng trong khi làm việc bao gồm:

• Xây dựng khu vực làm việc dễ chịu (thay đổi các yếu tố để phá đi sự đơn điệu).
• Chỉ online khi đã chăm sóc bản thân vào buổi sáng.
• Tôn trọng thời gian nghỉ trưa và nghỉ giữa ngày (nhưng mỉa mai thay là tôi chưa bao giờ làm thế khi đi làm ở văn phòng).
• Cập nhật trạng thái sẵn sàng trên Slack để chỉ thời gian online trở lại nhằm khiến bản thân thấy bớt tội lỗi hơn.

Thường xuyên đánh giá năng lực chuyên môn của đội

Brian Smith, giám đốc thiết kế tại FullStack Labs với 4 năm làm việc bán thời gian từ xa và 4 tuần làm toàn thời gian từ xa, đã yêu cầu đội làm việc gồm 5 người thực hiện gửi phản hồi thường xuyên để anh có thể biết rõ hơn về cách vận hành của quy trình nội bộ và những thay đổi cần thực hiện. Bên cạnh hoạt động check-in hàng ngày và hàng tuần, Brian cũng yêu cầu cả đội thực hiện khảo sát nhanh mỗi tháng để nắm rõ về trình độ chuyên môn của họ. Các câu hỏi dựa theo thang điểm từ 1 đến 5 và có mục nhận xét. Dưới đây là ví dụ về nội dung mà anh yêu cầu cả đội đưa phản hồi:

• Tôi cảm thấy rằng mình biết bản thân được kỳ vọng làm những gì hằng ngày.
• Tôi cảm thấy mình biết bản thân được mong đợi làm gì với vai trò hiện tại.
• Tôi cảm thấy mình có thể tiếp tục phát triển tại FullStack Labs.
• Tôi cảm thấy mình có thể đóng góp cải thiện cách làm việc tại FullStack Labs.
• Tôi cảm thấy ý kiến của mình được cả đội trân trọng.

Dựa vào phản hồi của cả đội, Brian đã hiểu rõ hơn về những gì mà cả đội cần có từ anh, bao gồm những lúc mà anh có thể giải thích hoặc đưa ra hỗ trợ. Nó cũng khiến anh thực hiện các cuộc gọi theo dõi với các thành viên để xử lý các nhu cầu của từng cá nhân. Phương pháp này cũng có thể hỗ trợ cả đội xác định các cản trở trong quá trình làm việc và những yếu tố mà họ cần phải đặc biệt chú ý.

Thiết lập kì vọng thực tế cho bản thân và cả đội

“Chúng tôi luôn hoàn thiện những gì cần hoàn thiện,” Mike Trozza, người đồng quản lý đội thiết kế và lập trình gồm 18 thành viên làm việc toàn thời gian cho thương hiệu Tide của P&G. Về cá nhân, Mike đã có thời gian làm việc ở nhà khá thường xuyên lúc trước nhưng anh chưa từng làm việc từ xa chung với cả đội cho đến tận bây giờ. Anh đã hi vọng có nhiều thời gian làm việc chuyên sâu như khoảng thời gian trước trong khi làm việc tại nhà, tuy vậy điều đó chưa thành hiện thực.

Giờ đây những ngày tháng của anh đều bị chia nhỏ ra vì cả đội cần có nhiều tương tác qua lại hơn và anh cảm thấy ổn với điều đó. Anh thay đổi thời gian để thức dậy sớm hơn, dành ra những phút giây yên tĩnh trước khi cả đội làm việc online. Sự thay đổi trong kì vọng của anh về năng suất làm việc cũng tác động đến cả đội. Luôn có việc cần phải hoàn thành và sẽ tiêu tốn thời gian cũng như công sức, tuy nhiên anh luôn nhắc nhở cả đội rằng việc tách ly khỏi công việc và kết nối với gia đình và người thân cũng quan trọng không kém. Anh mong cả đội hoàn thành một lượng công việc nhất định trong lúc làm việc và sau đó chính là thời gian riêng tư của họ.

Cùng mục tiêu nhưng khác cách thực hiện

Mỗi người quản lý mà tôi có dịp trò chuyện có cách giải quyết các thách thức cụ thể tùy theo quy mô đội ngũ làm việc, múi thời gian của từng cá nhân, yêu cầu công việc và các yếu tố biến thể khác. Tuy nhiên, mỗi người đều thấy lạc quan khi tìm một cách thức giải quyết hiệu quả dành cho đội làm việc của mình và thay đổi nó khi cần thiết.

Với vai trò của người dẫn dắt, việc hỗ trợ tính linh hoạt của đội, hướng dẫn thông qua các ví dụ, trực tiếp hỏi về cách thức mà bạn có thể hỗ trợ và điều chỉnh kỳ vọng theo thực tế đều là các hoạt động hữu ích cho công việc quản lý từ xa nhằm tạo sự rõ ràng và hỗ trợ cho cả đội. Mỗi người quản lý sẽ có cách áp dụng khác nhau. Tuy vậy, dù nhịp công việc có khác nhau thì rõ ràng đối với những nhà quản lý mà tôi đã trò chuyện thì họ đều hướng đến cùng mục tiêu là khiến cho các thành viên cảm thấy được hỗ trợ, chăm sóc và kết nối với nhau khi làm việc tại nhà.

Tác giả: Tina Essmaker
Người dịch: Đáo
Nguồn: 99U