8 bí quyết xây dựng chữ ký Email: Yếu tố ‘nhỏ’ nhưng có ‘võ’ với dân sáng tạo

Chữ kí email có thể khuyến khích mọi người kết nối với bạn một cách thân mật hơn, đặc biệt với những công việc liên quan đến ngành sáng tạo, chữ ký của bạn sẽ là một phần rất quan trọng trong việc thể hiện thế giới quan của mình đấy!

Các chữ kí khá đa dạng, từ những kiểu rất đơn giản đến phức tạp với các chi tiết vừa vui nhộn vừa chứa nhiều thông tin hữu ích. Chữ kí là phần giới thiệu sơ bộ về thế giới cá nhân và phản ánh bạn là ai, làm gì và tin tưởng điều gì. Dễ nhận thấy nó cũng các quy tắc riêng biệt cũng như những yếu tố phổ biến bên cạnh các câu chuyện cá nhân cảm xúc đằng sau phần chữ kí email. Dưới đây là những đúc kết mà chúng tôi đã tổng hợp được và có thể bạn sẽ tìm thấy một vài cảm hứng để kết thư thật hoàn hảo.

Chi tiết liên hệ

Không bất ngờ khi gần như mọi người trả lời thư đều bao gồm các chi tiết để liên hệ trong phần chữ kí email. Các nội dung cơ bản thường thấy bao gồm:

  • Tên đầy đủ/Tên bạn muốn được gọi
  • Công việc/Vị trí
  • Số điện thoại
  • Trang web
  • Đường dẫn mạng xã hội (LinkedIn, Behance, Instagram, Facebook…)
  • Địa chỉ email (Tùy chọn)

“Có hơi thừa khi đặt địa chỉ email của mình trong phần chữ kí email,” Marinda V. chia sẻ, tuy nhiên cô cũng nói rằng dù sao thì việc này cũng hỗ trợ ít nhiều cho những ai muốn tìm nhanh email của bạn.

Yếu tố thị giác

Một vài chữ kí email chỉ toàn là chữ, số khác thì có thêm các thiết kế đồ họa, hình ảnh và biểu tượng cảm xúc để thể hiện họ là ai và làm gì. Một số yếu tố thị giác mà bạn có thể đưa vào chữ ký email bao gồm:

  • Ảnh động hoặc banner (dành cho branding and sales)
  • Nút kêu gọi Zoom (dành cho sales)
  • Thư viện tác phẩm: Instagram, Behance… (dành cho artists và designers)

Với các chủ doanh nghiệp, chữ kí email đã là một cơ hội xây dựng thương hiệu và nơi để chèn logo vào.

Các biểu tượng cảm xúc là một cách khác để bạn thể hiện màu sắc và sự vui tươi của bản thân. Với Reyhaneh H., chúng có vai trò đánh dấu thời gian: “Tôi đặt biểu tượng dựa theo các mùa: mùa xuân thì chồi hoa, mùa hè thì là cây lúa mì, mùa thu là chiếc lá vàng và bông tuyết dành cho mùa đông.”

Dưới đây là áp dụng thực tế:

Đại từ nhân xưng

Đề xuất đại từ nhân xưng mong muốn là một cách phổ biến trong chữ kí email. “Việc chia sẻ đại từ nhân xưng cho thấy rằng bạn cũng bày tỏ thái độ cởi mở khi người khác chia sẻ đại từ của họ,” Julia T. viết.

Đối với Imelda M., quyết định chia sẻ đại từ của mình xuất phát từ mong muốn “hỗ trợ tạo một không an gian toàn xoay quanh nội dung bản dạng giới.” Tương tự, Karen D. hi vọng có thể góp sức vào “công cuộc bình thường hóa chỉ định đại từ.”

Công nhận vùng miền

Vài người sử dụng chữ kí email của mình để tôn vinh các cộng đồng bản địa. “Tôi muốn công nhận những con người vùng Turrbal là Jagera, nơi mà tôi đang làm việc. Tôi tôn trọng văn hóa cũng như quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ tiên họ.”

Ở trên là một ví dụ hài hước về nguồn gốc của ý tưởng: “Không ý tưởng nào ở trên thật sự là của tôi. Chúng được Luthor và Ferdinand nói với tôi, họ là những người ngoài hành tinh cao 13 cm sống dưới gầm bàn tôi. Để trả cho những ý tưởng này, tôi cho phép họ ăn những con thỏ bụi mà họ tìm thấy dưới gầm bàn của tôi.”

Những bước ngoặc cá nhân

Một vài người sử dụng chữ kí email để nhắc lại những trải nghiệm quan trọng trong đời. Điều này đúng với trường hợp của Pauline B., khi cô không thấy vui khi làm việc tại một tập đoàn lớn và quyết định chuyển việc, đi cùng gia đình đến một đất nước mới, cô đã thêm vào chữ kí của mình rằng: “Đừng ngần ngại việc bắt đầu lại. Bạn sẽ bắt đầu với kinh nghiệm chứ không ở xuất phát điểm hoàn toàn mới. Thợ nấu làm theo công thức, còn đầu bếp là tự tạo ra công thức của mình.” Đây là thứ quan trọng với Pauline bởi theo lời cô thì “Tôi phát hiện ra mình sáng tạo dù bản thân nghĩ mình không hề có. Tôi viết ra điều này để mình không bao giờ quên đi.”

Dưới đây là chữ kí email của Pauline:

Đối với Aimee D., trải nghiệm xem qua The Cheese Monkeys, một quyển tiểu thuyết bởi Chip Kidd, đã thay đổi mọi thứ. Cô vô tình tìm thấy quyển sách lúc học cấp 3 hơn 20 năm về trước và đây quả là một phát hiện may mắn đầy tình cờ. “Nó truyền cho tôi cảm hứng để trở thành một nhà thiết kế đồ họa và trích dẫn bên dưới có sức ảnh hưởng rất lớn đến vị trí nhà thiết kế của tôi. Và tôi không bao giờ thay đổi chứ kí của mình.”

Dưới đây là câu dẫn từ The Cheese Monkeys mà Aimee đã thêm vào chữ kí email không bao giờ thay đổi của mình: “Này, thiết kế đồ họa chính là Quyền Năng nếu biết sử dụng nó hiệu quả. Đó là Quyền Năng truyền tải những ý tưởng có thể thay đổi mọi thứ. Quyền năng có thể phá hủy toàn bộ mọi thứ hoặc cứu một đất nước khỏi cảnh khốn cùng.”

Dưới đây là chữ kí email của Aimee:

Trích dẫn và tục ngữ

Chữ kí email của bạn sẽ trở nên tuyệt vời với những ngôn từ thông thái. Dưới đây là một số ví dụ thực tế:

“Sống đúng nghĩa là sống cho điều tồn tại lâu dài hơn cuộc sống.”

– William James (từ chữ kí của Tami B.)

“Chúng ta khi ở xuất phát điểm đều là những kẻ hèn nhát, nhưng bí quyết để tiến về phía trước chính là bắt đầu thực hiện.”

– Leticia Cline (từ chữ kí của Kimberly M.)

Còn Marcia M. đã kết email với câu “Lòng tốt dễ lan truyền!” bởi như cô đã viết rằng “Tôi muốn mọi người luôn ghi nhớ rằng một cử chỉ tử tế đều có thể tạo ra tác động to lớn.”

Những ranh giới

Đối với vài người, chữ kí email là cơ hội để thể hiện sự phân định rõ ràng, tử tế và đầy nhân văn trong thế giới nơi mà ranh giới giữa công việc và ngôi nhà, giữa trạng thái hoạt động và nghỉ ngơi đang dần trở nên mờ nhạt và khoảng thời gian mà con người không nhìn màn hình trở nên khan hiến và quý giá.

Mo sử dụng Chrome extension với tính năng tự động gắn vào email của anh dòng ghi chú: Tôi sẽ xem tin nhắn khi sẵn sàng để bảo vệ sự tập trung của bản thân. “Tôi thấy thích thú với việc này bởi nó cho mọi người biết rằng tôi không sẵn sàng làm việc qua email. Tôi nghĩ rằng nó cũng khuyến khích những người khác nhiều hơn trong việc phân định ranh giới với các thiết bị điện tử,” Mo chia sẻ.

Trong email của Jess K., cô cũng thêm lưu ý trong việc bảo vệ thời gian cá nhân: “Xin lưu ý rằng tôi trân trọng và tôn trọng ranh giới giữa thời gian dành cho bản thân, sức khỏe, chăm sóc cá nhân và thư giãn. Nếu bạn nhận được bất kì phản hồi nào từ tôi trong khoảng thời gian thuộc những mục vừa liệt kê, hãy bảo vệ thời gian của mình và khoan hãy trả lời cho đến khi bắt đầu làm việc. Ưu tiên chọn niềm vui chứ không phải là email khi bạn có thể.“”

Bạn có thể xem qua chữ kí email của Jess được in nghiêng như bên dưới:

Kết hợp mọi thứ

Chữ kí email là một công cụ thường không được ứng dụng nhiều, nhưng mọi chuyện không cần thiết phải như vậy. Chìa khóa mở ra một cuộc sống tươi vui và đầy ý nghĩa chính là kết nối giữa con người với nhau. Một cách để xây dựng kết nối là tạo điểm mở lối có thể kích thích sự thích thú và thảo luận. Chữ kí email có thể có quyền năng này. Nó khuyến khích mọi người kết nối với bạn một cách thân mật hơn, không chỉ là gửi thư hoặc gọi điện cho bạn mà còn là thấu hiểu bản thân là ai, tin tưởng điều gì và nơi bạn dẫn dắt năng lượng của chính mình.

Bạn có viết blog hoặc diễn thuyết và muốn nhiều người biết đến? Hãy trích đường dẫn như cách mà nhà sáng lập CreativeMornings Tina Roth Eisenberg đã làm trong chữ kí email của cô:

Bạn dẫn một podcast, sản xuất show truyền hình hoặc có công ty đầu tư riêng? Hay bạn muốn truyền tải thông tin về bất cứ những đam mê khác? Hãy làm theo Baratunde Thurston, người tổ chức, nhà sản xuất, tác giả và diễn giả của CreativeMornings:

Chữ kí email là một cách dễ dàng để cho thấy những gì bản thân ủng hộ, thích thú và làm nổi bật những dự án và đam mê cá nhân. Chữ kí email của bạn có thể ngắn nhưng không được nhàm chán. Nó có thể là lời mời gọi đầy vui tươi đến thế giới của bạn như cách mà bạn luôn tươi tắn và mang đầy xúc cảm với cuộc sống.

Tác giả: Julie Schneider
Người dịch: Đáo
Ban biên tập iDesign

Cùng tác giả

iDesign Must-try

Margaret Calvert: Người phụ nữ đằng sau thiết kế những chiếc biển báo được ứng dụng khắp thế giới
Margaret Calvert: Người phụ nữ đằng sau thiết kế những chiếc biển báo được ứng dụng khắp thế giới
Nằm trong chuỗi danh sách những tên tuổi và thiết kế đồ họa nổi tiếng, dưới đây là chân dung một người phụ nữ tuyệt vời với các thiết kế…
8 tư duy ngăn cản sự sáng tạo của bạn
8 tư duy ngăn cản sự sáng tạo của bạn
Liệu có phải hệ thống giáo dục là nhân tố ngăn cản chúng ta đạt tiềm năng sáng tạo của mình? Hay còn có những trở ngại khác cản đường…
Trung Tâm Hội nghị Quốc Gia Việt Nam - Công trình kiến trúc lấy ý tưởng từ Vịnh Hạ Long
Trung Tâm Hội nghị Quốc Gia Việt Nam - Công trình kiến trúc lấy ý tưởng từ Vịnh Hạ Long
Kiến trúc của công trình được chọn từ phương án "Lượn sóng biển Đông" do chuyên gia Meinhard Von Gerkar và Nikolaus Goetze thiết kế
/sáng tạo lạ/ Nghề thiết kế bánh: Bạn sẽ là một chiếc bánh như thế nào khi được Lauren Ko nhào nặn?
/sáng tạo lạ/ Nghề thiết kế bánh: Bạn sẽ là một chiếc bánh như thế nào khi được Lauren Ko nhào nặn?
Khi tự giới thiệu mình là một nhà thiết kế bánh, Lauren Ko thường nhận cái nhìn khó hiểu từ người đối diện, cho đến khi cô mở trang Instagram…
Năng Khiếu - Có phải là điều kiện bắt buộc để bước vào nghệ thuật?
Năng Khiếu - Có phải là điều kiện bắt buộc để bước vào nghệ thuật?
Cá tính nghệ thuật luôn tiềm tàng trong mỗi chúng ta. Với nhiều người, nó chỉ đang ẩn khuất đâu đó trong tấm bản đồ nội tâm phức tạp chưa…